اي حد شغال في شركه كبيره و جزء من شغله عباره انه يحضر اجتماعات Meetings عشان تظبيط الشغل عارف كويس اوي ان فيه عمر بيروح في الاجتماعات دي .. ومش بس وقت انما فلوس كمان .. المشكله ان احنا كناس كحيانه بيتداس علي وشنا في عجله الشغل عمرنا ما فكرنا نقعد براحه كده و نجيب ورقه و قلم واله حاسبه و نقعد نحسب هو الاجتماعات اللي ملهاش اي ستين لازمه اللي احنا بنحضرها دي بتخلي الشركه تنزف وقت و فلوس قد ايه؟ .. كلنا بنتخيل ان اكيد دي شغله حد في Top Management او الاداره العليا للشركه و اكيد هم بحكم شغلهم حسبوا التكلفه و لقوا ان من مصلحه الشركه ان الاجتماعات دي تفضل تتعمل .. اصل معلش يعني الاداره اللي بتقول ان عشان نوفر فلوس منحطش مناديل و صابون سايل في الحمامات اكيد حيبقوا شايفين ازاي الاجتماعات دي بتخليهم يكعوا دم قلبهم ولو لقوها واقفه عليهم بخساره كانوا اكيد لغوها .. احب اقولك ان ده مبيحصلش .. مفيش شركه قررت تحسب الحسبه دي قبل كده خالص .. عارف انا جبت المعلومه دي منين؟ .. فيه شركه اسمها دوودل Doodle ودي شركه شغاله في بيزنس بيتسمي Online Scheduling اللي هو تنظيم الوقت عشان الشركات اللي بتشتغل معاها توفر فلوس و الشركه دي عملت دراسه شملت 19 مليون اجتماع و اكتر من 6,500 انترفيو عملوها مع شركات اميريكيه و بريطانيه و المانيه و نتايج الدراسه دي انا مش ببالغ لو قلتلك انها حتخليك بتلطم علي خدك خصوصا لو انت من الشرفاء اللي قرروا يفتحوا بيزنس خاص بيهم و متخيل بقي ان من علامات البيزنس الناجح هو الاجتماعات الكتير عملا بالمبدأ اللي بيقول اللي اهم من الشغل تظبيط الشغل.
بسم الله الرحمن الرحيم فخلال سنه 2019 الشركات الاميريكيه خسرت 399 مليار دولار بسبب الاجتماعات اللي مكنش ليها اي ستين لازمه .. في بريطانيا خلال نفس السنه الشركات البريطانيه خسرت 58 مليار دولار .. يعني بتتكلم عن دولتين بس شركاتهم خسروا نص ترليون دولار بسبب اجتماعات مكنش ليها معني و طولت زياده عن اللزوم من غير ما يخرج منها بقرارات تحل مشاكل .. هنا انا المفروض اوريك هي الفلوس دي بتروح ازاي لان ده جزء مهم اوي في فهم مدي تاثير الاجتماعات علي تدمير بيزنس الشركات هو نزيف الفلوس:
- اكتر من 44% من الاجتماعات اللي مش بتكون متنظمه كويس بتخلي ان بعد ما الاجتماع ما بيخلص انا كموظف مبلاقيش الوقت الكافي اني اخلص التاسكات Tasks اللي كانت عليا في اليوم .. معني ان فيه Tasks مخلصتش ان دي فلوس كان المفروض تخش للشركه و مدخلتش.
- تخيل ان 43% من الاجتماعات اللي بتبقي مش متنظمه كويس الموظفين بيطلعوا منها معاهم قرارات مش واضحه فاذا كانوا دخلوا الاجتماعات وهم مش عارفين يحلوا المشكله ازاي فهم خرجوا من الاجتماع لا عارفين حل المشكله ومش فاهمين ازاي يطبقوا الحلول اللي اتقال عليها في الاجتماع.
- في 31% من الاجتماعات بيحضر فيها ناس مكنش المفروض اصلا انهم يحضروا ولانهم مكنش المفروض يحضروا فتلاقيهم بيسالوا اسئله كتير و بتلاقيها اسئله وجوديه اوي زي هو انا بعمل ايه هنا؟ و انتوا مين؟ و احنا هنا ليه؟ و زي ما انت شايف الاسئله الوجوديه بتاخد وقت فشيخ في الاجابه عليها وده بيخلي الاجتماع يطول و يطول و يطول.
- بسبب كل ده ف26% من الاجتماعات بسبب سوء ادارتها بتؤدي في الاخر ان العلاقه بين الكلاينت و الشركه بتبوظ مش بتتحسن.
- في انجلترا 40% من الموظفين شايفين ان الاجتماعات اللي مش متنظمه كويس هي اكبر تهديد لمستقبل شركاتهم .. 38% من الالمان شايفين كده و 34% من الموظفين الامريكان مقتنعين بنفس الراي .. يعني موظفين الشركات بيقولوا ان اكبر تهديد لمستقبل الشركه بتاعتهم هي الاجتماعات .. مش المنافسه .. مش تقلبات السوق .. مش المشاكل السياسيه.
مهم تكون في دماغك صوره كامله عن العلاقه بين اي اجتماع انت بتحضره في شركتك و الفلوس لان العلاقه دي لو فهمتها كويس حتبدأ تقدر ازاي الاجتماعات اللي مش متنظمه كويس (و انا لازم اركز علي نقطه اني بتكلم عن الاجتماعات اللي مش متنظمه كويس مش الاجتماعات في المجمل) بتبقي زي ما تكون الشركه بتنزف فلوس .. في المتوسط اي اجتماع في اي شركه بيقعد حوالي ساعه .. حوالي 54% من الموظفين اللي شاركوا في الدراسه قالوا ان الاجتماع في المتوسط بيقعد حوالي ساعه و نص .. الفكره ان كل ما مرتبك زاد يعني كل ما منصبك في الشركه زاد كل ما الوقت اللي انت بتقضيه في الاجتماعات بيزيد .. لنفترض انك سينيور في شركتك مرتبك مثلا 15,000 جنيه في الشهر فانت بتتكلم عن ساعتك ثمنها بيوصل 80 جنيه .. حلو .. فاضل نعرف هو انت بتقعد كام ساعه في الاسبوع في الاجتماعات اللي انت بتحضرها فدي بتختلف من دوله للثانيه حسب الدراسه بتاعه شركه Doodle .. الموظفين البريطانيين مثلا لقوا ان 30% منهم بيتسحلوا اكتر من 5 ساعات في الاسبوع قاعدين في اجتماعات .. الموظفين الامريكان و الالمان علي الناحيه الثانيه لقوا ان 23% منهم بيقعدوا اكتر من ساعتين و نص في اجتماعات خلال الاسبوع .. لنفترض انك في مصر و زي ما قلت انت سينيور مرتبك في الشهر 15,000 جنيه يعني ساعتك ب80 جنيه و بتقضي مثلا في الاسبوع يا سيدي 10 ساعات في اجتماعات .. فانت بتتكلم انك في الشهر بتقضي 40 ساعه في اجتماعات بتاخد فيهم 3,200 جنيه .. دول حضرتك حوالي 21% من مرتبك الشهري .. تخيل انك انت و زمايلك السناير اللي مرتباتكوا بتقف علي الشركه بالشيء الفلاني بتضيعوا وقتكوا في اجتماعات مبتوصولش فيها لحاجه و تخيل كم الفلوس اللي بتروح علي الارض .. تخيلت؟
عدد الساعات اللي بتروح في الاجتماعات بتفرق من بلد للثانيه يعني بتفرق من عقليه موظف للثانيه .. اللي احنا متفقين عليه ان 71% من الموظفين اللي الدراسه شملتهم قالوا ان فيه ساعات شغل بتروح منهم كل اسبوع يا بسبب ان الاجتماع مش متنظم كويس و ملوش اي لازمه يا اما انه ساب شغله و راح اوضه الاجتماعات يستني و في الاخر الاجتماع اتلغي .. ده الرقم اللي الناس كلها متفقه عليه .. الالمان مثلا قالوا ان 74% منهم بيخسروا ساعات شغل كان ممكن يستفيدوا بيها بس راحت في الاجتماعات قصاد ان الانجليز قالوا ان 72% منهم عايشين نفس المشكله و 68% من الامريكان .. الفكره كلها ان الالمان بطبيعتهم مبيحبوش يفضلوا ساكتين في الاجتماعات .. 65% من الالمان لما بيحضروا اجتماع بيتكلموا فيه و بيشرحوا و بيعرضوا وجهه نظرهم قصاد 48% من الانجليز اللي بيعملوا كده و 51% بس من الامريكان .. خليك فاكر الرغي الكتير في الميتينج غلط .. نقول كمان .. الرغي الكتير في الميتينج غلط .. حاول تتعامل مع الميتينج زي ما بتتعامل مع زياره المريض كده .. يا بخت من زار و خفف.
تبقي المشكله ان عقليه الشركات في اي حته في العالم لسه مقتنعه و راسها جزمه قديمه ان الاجتماعات اللي بنقعد وشنا في وش بعض دي هي انجح طريقه عشان الشغل يخلص .. الدراسه اللي عملتها شركه Doodle قالت ان اكتر من 70% من الشركات اللي شغاله في السوق الاميريكي و البريطاني و الالماني شايفين ان الاجتماعات اللي بنقعد كلنا فيها قدام بعض هي اسهل طريقه اننا نطلع بقرارات .. مش بس كده .. من ضمن 6,500 بني ادم اتعمل معاهم انترفيوهات عشان يقيموا مدي نجاح فكره الاجتماعات ف100% من الناس اجمعوا ان الاجتماعات اللي بنقعد فيها كلنا قصاد بعض هي احسن طريقه ان الناس تفهم طريقه تفكير بعض و يحلوا خلافاتهم و المشاكل اللي معطله الشغل .. انت متخيل حجم الاجماع علي ده .. انت عارف يعني ايه 6,500 بني ادم كلهم يقولوا ان الاجتماعات دي احسن اختراع في البيزنس بعد ان اختراع ان يبقي عندك سكرتيره و يا سلام لو تبقي مزه .. الموضوع مش بس فكره هذا ما وجدنا عليه اباؤنا و اجدادنا .. الحقيقه ان النقطه الثانيه اللي عليها شبه اجماع هو ايه انسب معاد نعمل فيه الاجتماع؟ .. اكتر من 70% من الموظفين اللي الدراسه شملتهم قالوا ان انسب معاد عشان يتعمل اجتماع ما بين 8 الصبح لحد 12 الظهر .. حتي الناس اللي بتحب تعمل اجتماعاتها بعد الظهر شايفين ان بدري يكون احسن .. حوالي 12% بس قالوا ان انسب معاد تعمل فيه اجتماع يكون بعد الساعه 2 الظهر.
هل فيه حل؟ .. الحقيقه فيه .. لازم تكون فاهم ان في المتوسط الاجتماع من دول بياخد حوالي ساعه فانت قبل ما بصفتك مدير مشروع تقرر تكتب E-mail عشان تطلب تعمل اجتماع مع اللي شغالين تحتك حاول عشان خاطري تجاوب علي كذا سؤال:
- هو انا عامل الاجتماع ده عشان ايه؟
- مين اللي المفروض يكونوا حاضرين؟
- انا عايز اطلع بايه من الاجتماع ده؟
- هل المطلوب ينفع اوصله باني اكلم الناس في التليفون بحيث معطلش حد ولا لازم فعلا الناس تبقي قاعده مع بعضها وشها في وش بعض؟
الحاجه اللي عايز اختم بيها هي ان شركه Doodle اللي عملت الدراسه بعد ما راجعت نتايج اكتر من 19 مليون اجتماع من مختلف دول العالم عملوا ترتيب لمين احسن و اسوأ الدول اللي شركاتها بتعمل اجتماعات بحيث التقييم كان علي اساس الموظف بياخد قد ايه عشان يرد علي Email بتاع معاد الاجتماع اذا كان حيحضر او حيكنسل .. الثلاثه الاوائل اللي هم الدول اللي موظفي شركاتهم مبياخدوش وقت طويل عشان يقرروا هل هم حيحضروا الاجتماع او شايفينه ملوش لازمه كانوا:
- ايطاليا .. الموظف الايطالي في المتوسط محتاج 5 ساعات و 24 دقيقه عشان يقرر هل حيحضر الاجتماع ولا حيفكسله.
- بولندا .. الموظف البولندي بيحتاج 5 ساعات و 30 دقيقه.
- اسرائيل .. الموظف الاسرائيلي بيحتاج 5 ساعات و 48 دقيقه.
اسوأ 3 دول بلا منازع كانوا ودي كانت صدمه شخصيه ليا:
- السويد .. الموظف السويدي بيحتاج 10 ساعات و 18 دقيقه.
- سويسرا .. الموظف السويسري بيحتاج 10 ساعات و 30 دقيقه.
- فرنسا .. الموظف الفرنساوي بيحتاج 10 ساعات و 45 دقيقه.
المصادر:
مقاله بعنوان A new study of 19 million meetings reveal that meetings waste more time than ever (but there is a solution) نشرت في مجله Inc. Magazine وده لينك المقاله الاصليه:
https://www.inc.com/peter-economy/a-new-study-of-19000000-meetings-reveals-that-meetings-waste-more-time-than-ever-but-there-is-a-solution.html
نتايج دراسه شركه Doodle اللي كانت بعنوان The state of meetings report 2019 وده لينك الدراسه:
http://meetings-reportcom/
